Szersze spojrzenie – lepszy rezultat

Konsekwencja. Powtarzalność
29 marca 2016
Faktury sprzedaży
30 maja 2016

Chciałam się podzielić z Wami pewną sytuacją, która się przydarzyła w zaprzyjaźnionej firmie. Mi ta sytuacja dała dużo do myślenia i jeszcze raz potwierdziła moją tezę, że trzeba mocno korzystać z predyspozycji i mocnych stron każdej osoby.

Sytuacja miała miejsce w firmie FMCG. Sprzedaż rosła, a 3 zatrudnionych handlowców cały czas pracowali na to, żeby była jeszcze większa. Obowiązkiem handlowca było pozyskanie klienta, omówienie warunków współpracy, przedstawienie oferty, negocjacje cenowe i innych warunków, potwierdzenie zamówienia, wystawienie kompletu dokumentów, przekazanie do wysyłki (często zamówienie też transportu) oraz obsługa posprzedażowa.

W miarę jak sprzedaż rosła, co raz większym problemem było to, że w dokumentach się pojawiały co rusz jakieś błędy. Trzeba było robić korekty, czasami dowozić nowe dokumenty, czy nawet zawracać transport. Rosła frustracja wśród handlowców, którzy robili dokumenty w pośpiechu, między jednym a drugim telefonem, a później poświęcali czas na odkręcenie błędów oraz na tłumaczenie zaistniałej sytuacji klientom. Została podjęta decyzja o zaostrzeniu procedur i wprowadzeniu systemu gwarantującego minimalizację błędów. Oczywiście miało to bardzo dobre efekty, ale wymagało od handlowców oderwanie się od tego co robią najlepiej – od kontaktów z klientami oraz sprzedaży. Tak naprawdę, spędzali czas na tym w czym nie czuli się dobrze.

Manager firmy, obserwując taki stan rzeczy, postanowił zatrudnić osobę, która całkowicie zajęłaby się papierkową pracą. Wtedy już było wiadomo, że taka osoba powinna lubić pracę z dokumentami, mieć doświadczenie w prac biurowej, ale też być wsparciem dla handlowców. Pojawienie się takiej osoby pozwoliło po pierwsze – maksymalnie uporządkować wszystkie sprawy dokumentowe, wprowadzić i, co ważne, pilnować procesy obiegów dokumentów, po drugie -wyeliminować błędy w wysyłkach, i po trzecie – zwiększyć wydajność handlowców, a co za tym idzie – podnieść sprzedaż. Skutkiem ubocznym takiego rozwiązania było poprawienie się atmosfery w firmie. Z pozoru proste rozwiązanie, które wykorzystuje znaną wszystkim zasadę – stawiajmy na mocne strony pracowników pozwoliło Firmie przejść na kolejny etap rozwoju.

Pomyślcie, czy u Was w firmach nie ma takich powracających problemów, które warto rozwiązać patrząc na nie z drugiej strony.  Niech taka historia będzie dla was inspiracją.