Faktury sprzedaży

Szersze spojrzenie – lepszy rezultat
10 maja 2016
Gdzie ma się kończyć samodzielność osoby odpowiedzialnej za sprzedaż
9 czerwca 2016

W sprzedaży, poza utrzymaniem dobrych relacji z klientami, wzrostu sprzedaży, planowaniu i marketingu, nie mało ważnym elementem jest prawidłowość wszystkich dokumentów.

W związku z tym, wspólnie z najlepszą księgową, a prywatnie moją siostrą Svietlaną Waszkiewicz, rozpoczynamy cykl artykułów związanych z dokumentacją sprzedaży.

Dzisiaj chciałabym się skupić, na prawidłowym wystawieniu faktury za sprzedany towar.

Przy wystawieniu faktur, obowiązkowo musimy pamiętać o kilku rzeczach:

  • Numeracja – powinna być spójna. Numery powinny iść narastająco. Nie ważne, czy od początku roku zaczynamy od pierwszego numeru i do końca roku numery idą narastająco (Bardzo Ważne: numeracja powinna iść narastająco zgodnie z datą wystawienia faktury!). Osobiście polecam numerację z łamaniem na miesiąc sprzedaży. ( w lutym 2016 roku mieliśmy dwie wysyłki, numery faktur będą 1/02/2016 i 2/02/2016). Taka numeracja pozwoli nam na łatwiejsze odszukanie faktur w przyszłości. Jeżeli musimy wystawić fakturę korygująca (credit note), powinniśmy zaznaczyć, że jest to korekta, zaczynając numer ze skrótu słowa korekta, np. KOR/1/02/2016.
  • Data – data wystawienia faktury i data dostarczenia towaru. Jest to bardzo ważna informacja dla księgowości i obowiązkowo ma się znajdować na dokumentach.
  • Dane do faktury:
    • Sprzedawca-czyli my. Zazwyczaj (ale nie zawsze!) te dane są umieszczone poniżej od numeru faktury,  daty wystawienia i daty dostarczenia towaru po prawej stronie. Tutaj musimy wprowadzić nazwę firmy/spółki, adres rejestrowy spółki i numer NIP. Dla kontrahentów z Unii Europejskiej, musimy podać numer VAT-UE – numer NIP z PL na początku. UWAGA! Przy podaniu nr VAT UE podatnik powinien być zarejestrowany w Urzędzie Skarbowym jako podatnik VAT-u UE.
    • Odbiorca-czyli komu sprzedajemy towar. Ta informacja znajduje się na tym samym poziomie, co i dane sprzedawcy, tylko bardziej po prawej stronie. W danej pozycji powinna być następująca informacja: pełna nazwa kontrahenta, adres rejestrowy spółki i numer NIP (VAT) jeżeli takowy posiada. Dla prawidłowego rozliczenia z Urzędem Skarbowym, numer NIP powiniem być jeżeli sprzedajemy do podmiotu krajowego, bądź do podmiotu z Unii Europejskiej. Przy podmiocie z Unii, ważny jest nr VAT UE. Lokalny numer NIP wraz z kodem ISO kraju. Przed wystawieniem faktury, polecam sprawdzić, czy dany podmiot jest aktywnym posiadaczem nr VAT UE na stronie Komisji Europiejskiej.
    • Dane dotyczące towaru- wpisujemy nazwę towaru i ilość którą sprzedajemy, kwotę netto, stawkę VAT i kwotę brutto. Przy sprzedaży wewnątrzwspólnotowej lub eksportowej stawka VAT wynosi 0%, ale tylko przy posiadaniu dokumentów dostarczenia towaru do klienta; (o dokumentach potwierdzających zerową stawkę VAT będzie osobny artykuł).
  • Osoba wystawiająca – na dole powinno być podane imię i nazwisko osoby wystawiającej fakturę.

Prawidłowo wystawione dokumenty pozwolą na szybką dostawę i bezstresowe rozliczenie transakcji księgowo. Oprócz tego (nie byłabym to ja, jak bym nie zwróciła na to uwagę;)) jest to jeden z podstawowych momentów, który buduje nasz wizerunek profesjonalisty.

Kolejne artykuły z tej serii już w wkrótce.

Jeżeli jesteś zainteresowany wejściem na nowy rynki, ale się zastawiasz jak to zrobić, i czy będzie popyt na twoje produkty, to umów się na bezpłatną konsultację (nadia@helixpoland.com.pl) i wspólne ustalimy wstępny plan działania.